home > Onze regels & kosten > Waarborgsom en kosten

Waarborgsom en kosten

De eiser (of soms ook de verweerder als die een tegenvordering instelt) moet een waarborgsom voldoen voordat de procedure kan beginnen, als zekerheid voor de kosten van de RvA. Die kosten verrekent de RvA aan het einde van de procedure met de waarborgsom. Welke partij de waarborgsom heeft betaald, zegt overigens niets over de uiteindelijke kostenverdeling: die wordt bepaald in het vonnis. Naast de kosten van de RvA kunnen er ook nog andere kosten zijn.

Inhoud

> Waarborgsom
> Proceskosten die de rva maakt
> (Proces)kosten die partijen maken
> Basis kostenverdeling
> Proceskosten beperken door de hoogte van uw vordering reëel te houden
> Proceskosten beperken door reëel verweer te voeren
> Proceskosten in geval van beëindiging van het geschil op verzoek van partijen
> Welke buitengerechtelijke kosten worden vergoed?


Waarborgsom

De waarborgsom is uitsluitend bedoeld als zekerheid voor de RvA voor de kosten die de RvA maakt. Die verrekent de RvA aan het slot van de procedure met de waarborgsom.
Welke partij een waarborgsom heeft gestort, zegt niets over wie uiteindelijk de kosten van de procedure zal dragen. Het kan zijn dat de verweerder 100 procent van de kosten moet dragen en dus uiteindelijk de hele waarborgsom aan de eiser moet ‘terug’ betalen.

Hoogte waarborgsom

De voorzitter van de RvA bepaalt de hoogte van de door de eiser te storten waarborgsom en ook de hoogte van de proceskosten aan de hand van de (eventueel: geschatte) hoogte van de hoofdsom van de vordering en de richtlijnen uit het Waarborgsom-/moderatieschema (dat sinds 1 januari 2011 onderdeel is van het Rolreglement). De verdere behandeling van de procedure begint pas na ontvangst van deze waarborgsom.

Waarborgsom in reconventie

De verweerder wordt tevens eiser, als hij een eis in reconventie indient. Eisers betalen in beginsel een waarborgsom. Dus ook in reconventie wordt in het algemeen, afhankelijk van de omvang van de vordering, een waarborgsom gevraagd. Ook zonder dat de waarborgsom in reconventie is ontvangen, wordt de behandeling van de procedure voortgezet, maar als de waarborgsom in reconventie niet uiterlijk twee weken voor de mondelinge behandeling door de RvA is ontvangen, zal de reconventionele vordering ter zitting niet worden behandeld. Het scheidsgerecht zal dan de eisende partij in reconventie niet-ontvankelijk verklaren in de vordering, eventueel onder toekenning van een tegemoetkoming in de kosten van processuele bijstand in reconventie aan de kant van de in reconventie verwerende partij.

Aanvulling waarborgsom

Ook een aanvulling van de waarborgsom wordt in de regel gevraagd aan de eiser (in conventie, reconventie, of incident). Als er meerdere eisers zijn, bepaalt de RvA van wie de aanvulling van de waarborgsom wordt gevraagd. De mate van (on)gelijk van partijen en de kostenverdeling in het vonnis zal in ieder geval geen rol spelen als het scheidsgerecht bepaalt wie de waarborgsom moet betalen of aanvullen. Zolang de aanvulling niet is betaald, zal het vonnis niet worden uitgereikt.

Restant waarborgsom

Als er na verrekening van de kosten door de RvA geld overblijft, wordt dit overgemaakt aan de partij die daar recht op heeft. Wie dat is, blijkt uit het vonnis. Dat is niet alleen afhankelijk van de verdeling van de kosten, maar ook van de vraag wie de waarborgsom en aanvullingen daarop heeft gestort.

Verrekening met waarborgsom in ander dossier

Als een partij in het ene dossier weigert de kosten te betalen, terwijl de RvA in een ander dossier nog een waarborgsom van die partij heeft staan, kan de RvA de kosten van het ene dossier verrekenen met de waarborgsom in het andere dossier.

Proceskosten die de RvA maakt

Proceskosten zijn kosten die zijn gemaakt ten behoeve van een bij de RvA aanhangige procedure en ten behoeve van de voorbereiding van zo’n procedure.
Voor de RvA gaat het om kosten aan:
•    honorarium en verschotten van de arbiter(s);
•    uren van de secretaris;
•    zaalhuur;
•    eventuele overige kosten;
•    depot van het vonnis.

Honorarium en verschotten van arbiter(s)

Voor geschillen aanhangig gemaakt vanaf 1 september 2019 bedraagt het honorarium € 1.200 (exclusief btw) per dag. Voor eerder aanhangig gemaakte geschillen (vanaf 1 januari 2011 tot 1 september 2019) bedraagt dit € 1.150 (exclusief btw) per dag. Genoemde bedragen gelden voor een gemiddeld geschil zodat in daarvan afwijkende gevallen een lager of hoger bedrag aan honorarium per dag gerekend kan worden. De arbiter(s) ontvangen een vast bedrag aan verschotten (onkostenvergoeding, bijvoorbeeld voor reiskosten) van € 125 per zitting of raadkamer.

Uren secretaris

De vergoeding secretariaat bedraagt per 1 augustus 2020 € 245 (exclusief btw) per uur besteed door de juridisch secretaris en dient ter dekking van alle kosten van het bureau inclusief die van de juridische secretaris en van de algemene kosten. Eventuele reistijd wordt hierbij niet in rekening gebracht. De vergoeding voor onkosten (verschotten) zoals reiskosten bedraagt een vast bedrag van € 125 per zitting of raadkamer.
Vanaf een belang van € 100.000,00, wordt er een factor toegepast op de uren van de secretaris.

Zaalhuur

Voor zaalhuur (ten behoeve van mondelinge behandeling/raadkamer) worden vaste tarieven gerekend, afhankelijk van het aantal arbiters. Bij 1 arbiter wordt € 400 gerekend en bij 3 arbiters € 600. Voor zittingen met 3 arbiters wordt vanaf 1 juni 2020 € 900 gerekend. Voor zittingen met 1 arbiter wordt vanaf 1 september 2020 € 600 gerekend. Deze laatste twee verhogingen zijn tijdelijk noodzakelijk omdat accommodaties hogere zaalkosten rekenen voor de grotere zalen in verband met de coronamaatregelen.

Kosten depot vonnis

De werkelijke kosten van het depot van het vonnis bij de rechtbank worden aan partijen doorberekend (2021: € 132).

Eventuele overige kosten

Indien betekening van de memorie van eis bij deurwaardersexploot heeft plaatsgevonden, worden de werkelijke kosten daarvan doorberekend.
Indien het scheidsgerecht deskundigen heeft benoemd, of op een andere wijze kosten heeft gemaakt die niet hierboven zijn genoemd, worden deze eveneens doorberekend.

Btw

Behalve over de kosten van het depot van het vonnis, wordt over alle bedragen btw in rekening gebracht. Het bedrag van de btw in het totaalbedrag van de kosten staat in het vonnis. Aan de betalende partij(en) wordt een factuur verstrekt waarop de btw vermeld staat, ten behoeve van eventuele verrekening met de fiscus.

Hoogte van de kosten van de rva

Bij het berekenen van de hoogte van de waarborgsom en van de uiteindelijke proceskosten aan de zijde van de RvA neemt het scheidsgerecht de richtlijnen uit het Waarborgsom-/moderatieschema uitgangspunt. Onder omstandigheden kan daar echter van worden afgeweken.
Op grond van het Waarborgsom-/moderatieschema is de hoogte van de vordering in hoofdsom bepalend voor het kostentarief. Renten en (buitengerechtelijke) kosten vallen niet onder de vordering in hoofdsom. Een gevorderde dwangsom in beginsel ook niet, maar deze wordt onder omstandigheden wél opgevat als een aanwijzing voor het financiële belang van een vordering (vb: er wordt herstel gevorderd, zonder specificatie van de herstelkosten). Let dus op dat u geen buitensporig hoge dwangsom vordert.
Voor het overige hangt de hoogte van de rekening af van veel omstandigheden. Zo zullen de kosten van de RvA kunnen worden beperkt als partijen zich goed hebben voorbereid. Een slechte voorbereiding door partijen kan leiden tot het onnodig oplopen van de kosten. Als bijvoorbeeld pas op de zitting specifiek verweer wordt gevoerd tegen onderdelen van de vordering, moet niet zelden een tweede mondelinge behandeling worden gehouden.

Kosten van de RvA en faillissement van een partij

Het faillissement van één der partijen kan ervoor zorgen dat deze aan geen enkele betalingsverplichting meer kan voldoen.
De RvA zal zijn kosten verrekenen met de aanwezige waarborgsommen, ongeacht de vraag of de partij die deze heeft gestort draagplichtig is, en zal een vonnis in beginsel niet uitreiken als zijn kosten niet volledig zijn voldaan. Dit kan betekenen dat een partij die in het gelijk wordt gesteld tóch opdraait voor de kosten en zijn vordering daarover moet indienen in het faillissement van zijn wederpartij.
Onder faillissement van de tegenpartij vindt u meer informatie over het faillissement van een (beoogde) partij.

(Proces)kosten die partijen maken

Naast de kosten die de RvA maakt, kan het zijn dat partijen tijdens de procedure kosten maken aan bijvoorbeeld:
•    rechtsbijstand;
•    deskundigen;
•    getuigen.

Ook zonder dat u een vordering instelt met betrekking tot de proceskosten, zal het scheidsgerecht een oordeel geven over de verdeling daarvan tussen de partijen (artikel 13 lid 1 Arbitragereglement RvA). Daarbij worden de door de RvA in uw dossier gemaakte proceskosten betrokken en eventueel een forfaitaire vergoeding voor kosten van processuele rechtsbijstand.

Kosten rechtsbijstand (in rechte)

Een eventuele vergoeding voor kosten van rechtsbijstand tijdens een procedure voor de RvA wordt bepaald volgens het puntenstelsel in de Leidraad vergoeding kosten van processuele bijstand. Op basis van die Leidraad wordt forfaitair berekend op welke vergoeding een partij recht heeft voor de door haar gemachtigde verrichte handelingen.
Hoewel de in de Leidraad opgenomen tarieven niet bindend zijn, worden zij in beginsel door arbiters gevolgd. Arbiters hoeven evenmin als de gewone rechter hun oordeel ten aanzien van de kosten te motiveren. Een afwijking van het puntenstelsel in de Leidraad zullen zij echter meestal wel motiveren.
Vaak zijn aan twee kanten kosten van rechtsbijstand gemaakt. Partijen die ieder voor 50 procent gelijk krijgen, dragen meestal ieder hun eigen kosten. Bij een andere verdeling zal dit anders liggen.
Een voorbeeld: stel dat partijen volgens de Leidraad ieder recht hebben op vergoeding van € 2.900 aan kosten van rechtsbijstand. Als de eiser voor 80 procent in het gelijk is gesteld, heeft hij gelet daarop recht op 80 procent van € 2.900. Maar tegelijkertijd is de verweerder dan voor 20 procent in het gelijk gesteld, zodat deze recht heeft op 20 procent van € 2.900. De verweerder moet dan aan de eiser 80 procent van € 2.900 betalen, de eiser 20 procent van € 2.90 aan de verweerder. In een vonnis zal dit worden gesaldeerd.

Andere kosten die partijen tijdens de procedure maken

Hebt u andere bijzondere proceskosten gemaakt, zoals bijvoorbeeld voor een getuigenverhoor, spoedplaatsopneming, beslag, deskundigenonderzoek of iets dergelijks, dan moet u vergoeding daarvan vorderen omdat het scheidsgerecht hierover niet uit zichzelf een oordeel geeft.

Basis kostenverdeling

Het scheidsgerecht verdeelt de kosten van de procedure op basis van de bijdrage die partijen hebben geleverd aan het ontstaan van die kosten. Daarbij zal de mate van ongelijk – zowel in financiële zin, als in principiële zin (zie de uitleg onder het kopje hierna) – van partijen een rol spelen. Het gewicht dat arbiters hechten aan deze twee factoren kan per geval verschillen.
In het algemeen geldt dus de regel: hoe meer u verliest, hoe meer u van deze kosten moet dragen.

Proceskosten beperken door de hoogte van uw vordering reëel te houden

Omdat het tarief wordt berekend op basis van de hoogte van de vordering in hoofdsom, bepaalt u door de hoogte van uw vordering voor een deel zelf hoeveel proceskostenvergoeding u misschien moet betalen.
Dit blijkt uit het volgende (blijkens de praktijk niet eens zo extreme) voorbeeld: stel dat u terecht denkt dat de herstelkosten van een lekkage rond € 4.500 bedragen. Op grond van het Waarborgsom-/moderatieschema gelden voor die vordering een waarborgsom en een gefixeerd tarief voor de uiteindelijke kosten van € 1.750.
U vordert echter € 100.000, ‘voor de zekerheid’, maar ook omdat u dat meer vindt passen bij alle ellende die u hebt gehad.
Als u terecht stelt dat uw wederpartij aansprakelijk is, hoeft u niet op de cent nauwkeurig gelijk te hebben in uw raming van de kosten. Zelfs als u een deskundige hebt ingeschakeld die de schade enkele tientallen procenten hoger heeft geraamd dan arbiters, hoeft dit niet te betekenen dat u voor de kosten van de procedure opdraait. Maar als de verhouding tussen vordering en schade echt zoek is, kunt u wel degelijk een fors financieel risico lopen.
Door uw vordering ‘op te blazen’ zoals in het hiervoor gegeven voorbeeld, wordt de door u te storten waarborgsom vastgesteld op € 10.000 in plaats van € 1.750 en geldt het maximumtarief van € 1.750 voor vorderingen tot € 5.000 niet, maar worden de werkelijk gemaakte uren in rekening gebracht.
Die werkelijke kosten zijn ook nog veel hoger dan nodig was geweest: er worden namelijk drie arbiters benoemd in plaats van één en het forfaitaire bedrag voor de zaalhuur is hoger. Verder is het forfaitaire bedrag aan kosten van rechtsbijstand dat u aan uw wederpartij moet vergoeden in 2010 € 1.500 per punt in plaats van € 400 per punt.
Als uw vordering hoger is dan de daarvoor geldende grens, wordt er misschien zelfs een factor toegepast op de uren van de secretaris.
U krijgt in principiële zin misschien voor 100 procent gelijk dat uw wederpartij aansprakelijk is voor de lekkage, maar toch kunt u in de kosten worden veroordeeld, omdat u in financiële zin voor het grootste deel ongelijk krijgt.
Dat u of de door u ingeschakelde deskundige uw schade in eerste instantie veel te hoog inschat, zorgt er zo voor dat u duizenden euro’s voor niets betaalt. Een eisvermindering in de loop van de procedure zal u vaak niet meer kunnen helpen (want dan zitten er al drie arbiters).

Proceskosten beperken door reëel verweer te voeren

Als u geen goed verweer hebt tegen (een deel van) de vordering, moet u zich nog eens afvragen of u op dat punt wel gelijk hebt. U doet er misschien goed aan dat deel van de vordering alvast na te komen, om onnodige proceskosten te voorkomen. Onnodige proceskosten die u hebt veroorzaakt, zult u waarschijnlijk moeten betalen.

proceskosten in geval van beëindiging van de procedure op verzoek van partijen
Komt het tot beëindiging van de procedure op verzoek van partijen (ook wel royement genoemd) vóór de mondelinge behandeling, dan volstaat de RvA in het algemeen met het in rekening brengen van administratiekosten.

Richtlijnen

De richtlijnen voor de berekening van de administratiekosten bij beëindiging van een procedure op verzoek van partijen zijn als volgt:
- inschrijving van het geschil    2,00    uur
- vaststellen waarborgsom    0,25    uur
- uitnodiging indienen antwoord    0,25    uur
- elke binnengekomen memorie    0,25    uur
- benoeming van arbiter(s)     0,25    uur
- doorgeven van aanvaarding van benoeming(en) aan partijen    0,25    uur
- opvragen van verhinderingen *    0,75    uur
- vaststellen van de mondelinge behandeling    0,25    uur
- annuleren van de mondelinge behandeling     0,25    uur
- plaatsing op de parkeerrol    0,25    uur
- verlenging parkeerrol per jaar     0,25    uur
* Dit is inclusief het beoordelen van de volledigheid van de stukken en op basis van die stukken beoordelen of de mondelinge behandeling ter plekke moet worden gehouden in verband met een eventuele bezichtiging.

Het hierbij in rekening te brengen tarief is steeds het maximale uurtarief als hiervoor genoemd onder uren secretaris.
Als de arbiters en/of de secretaris al werkzaamheden hebben verricht in het dossier, worden de kosten daarvan in rekening gebracht. Indien de secretaris kosten in rekening brengt voor de voorbereiding van de mondelinge behandeling, dan zullen de overige kosten van de RvA volgens het hierboven beschreven puntensysteem slechts voor 50 procent worden doorberekend.

Annuleringskosten zittingslocatie

Is al een mondelinge behandeling (MB) bepaald, dan worden als annuleringskosten voor de zittingslocatie in rekening gebracht:
< 1 week vóór MB:    €    250
1-2 weken vóór MB:    €    150
2-3 weken vóór MB:    €    100
> 3 weken vóór MB:    €    0
Buiten de termijn van drie weken worden alleen annuleringskosten in rekening gebracht indien en voor zover die door de zittingslocatie worden berekend.
Als de werkelijke annuleringskosten van de zittingslocatie hoger zijn dan bovenstaande tarieven, dan zullen de werkelijke kosten in rekening worden gebracht.
Alle tarieven zijn indicatief. De RvA kan altijd de werkelijke kosten in rekening brengen.

Kleine geschillen

In kleine geschillen geldt een maximumtarief voor de kosten van de RvA (zie het Waarborgsom-/moderatieschema). Dit maximum geldt ook voor de administratiekosten bij beëindiging op verzoek van partijen, met dien verstande dat nooit meer dan de werkelijke kosten in rekening wordt gebracht.

Verrekenen waarborgsom

De kosten bij beëindiging van het geschil op verzoek van partijen worden door de RvA verrekend met de gestorte waarborgsom. Is er tevens een waarborgsom in reconventie gestort dan wordt in beginsel toch eerst verrekend met de gestorte waarborgsom in conventie en daarna pas met die in reconventie. Partijen kunnen de RvA laten weten hiervan af te willen wijken. Het restant van de waarborgsom wordt teruggestort.

Welke buitengerechtelijke kosten worden vergoed

De volgende vermogensschade komt voor vergoeding in aanmerking (artikel 6:96 lid 2 Burgerlijk Wetboek):
a.    redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht (kosten noodmaatregelen);
b.    redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid (kosten bouwkundige en juridisch deskundigen);
c.    redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte (kosten bouwkundige en juridisch deskundigen).
Al deze kosten moeten de zogenaamde ‘dubbele redelijkheidstoets’ doorstaan: het moet redelijk zijn dat de kosten zijn gemaakt en de hoogte van de kosten moet redelijk zijn. Wat redelijk is, is afhankelijk van de omstandigheden van het geval.

Buitengerechtelijke kosten van rechtsbijstand (incassokosten)

In het algemeen hanteren de arbiters van de RvA de Wet inzake normering van buitengerechtelijke incassokosten, zoals die geldt vanaf 1 juli 2012. Voor oudere gevallen wordt aangehaakt bij het Rapport Voorwerk II van de werkgroep van de Nederlandse Vereniging voor Rechtspraak inzake de buitengerechtelijke kosten, zoals gewijzigd in november 2000, tarieven aangepast aan de euro in 2002.
Als aannemelijk is gemaakt dat buitengerechtelijke kosten van rechtsbijstand zijn gemaakt, wordt in die oudere gevallen een forfaitaire vergoeding toegewezen, gelijk aan twee punten van het door de RvA gehanteerde tarief uit de Leidraad bepaling kosten van processuele bijstand.

Andere buitengerechtelijke kosten

Voor andere buitengerechtelijke kosten wordt per geval beoordeeld of recht bestaat op een vergoeding, en zo ja, hoeveel deze moet bedragen.