home > Onze regels & kosten > Rolreglement

Rolreglement

Het verloop van procedures bij de RvA is geregeld in het Rolreglement Raad van Arbitrage in Bouwgeschillen (artikel 10 lid 4 van het Arbitragereglement). Deze versie vervangt het sinds 1 november 2015 gehanteerde Rolreglement en geldt met ingang van 1 januari 2020.

Inhoud

> 1. Aanhangigmaking
> 2. Waarborgsom
> 3. Antwoord
> 4. Scheidsgerecht
> 5. Verdere memories
> 6. Nader uitstel
> 7. Mondelinge behandeling
> 8. Parkeerrol
> 9. Faillissement/schuldsanering
> 10. Incidentele vorderingen
> 11. Spoedbodemgeschillen
> 12. Kort geding/aanbesteding
> 13. Indiening van stukken
> 14. In schema


1. Aanhangigmaking

Het geschil is aanhangig door de ontvangst van de memorie van eis/het verzoekschrift door het secretariaat. Het geschil kan per e-mail (info@raadvanarbitrage.nl) aanhangig worden gemaakt. Het originele verzoekschrift met producties moet daarna nog wel meteen per gewone post naar de RvA worden gezonden. De datum van aanhangigmaking is de datum waarop de RvA het verzoekschrift/de memorie van eis per mail of post (in geval niet is gekozen voor verzending per mail) heeft ontvangen. In het verzoekschrift/de memorie van eis moet u de adresgegevens van de wederpartij inclusief het e-mailadres vermelden.

Consument als wederpartij

Voor door de ondernemer in zijn overeenkomsten gebruikte algemene voorwaarden waarin een arbitraal beding met de wettelijk voorgeschreven bedenktijd van 1 maand (artikel 6:236n BW) is opgenomen, geldt het volgende:
Als het geschil aanhangig wordt gemaakt tegen een natuurlijk persoon, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf als bedoeld in artikel 6:236 BW, dan kan door de RvA of de ondernemer aan die wederpartij een termijn van een maand worden gegund om zich uit te laten of zij de beslechting van het geschil door arbitrage aanvaardt, tenzij de aanvragende partij de wederpartij al eerder tenminste gedurende een maand de gelegenheid heeft gegeven zich daarover uit te laten. Bij aanvaarding van beslechting door arbitrage zal als datum van aanhangigmaking gelden de datum waarop het verzoekschrift bij de RvA (via mail of post) is ingekomen.
Voor door de ondernemer in zijn overeenkomst gebruikte bestaande algemene voorwaarden, met daarin een arbitraal beding dat niet voorziet in de maand bedenktijd, geldt dat de ondernemer met een consument als wederpartij een aparte arbitrageovereenkomst moet sluiten. Het arbitraal beding waarin geen maand bedenktijd is opgenomen is geen geldig arbitraal beding.
Bovenstaande geldt niet als de wederpartij/consument zelf de gebruiker is van de algemene voorwaarden.

Aanhangigmaking hoger beroep

Bij het aanhangig maken van een geschil in hoger beroep moet de appellant het volledige procesdossier van de eerste aanleg in viervoud, voorzien van tabbladen tussen de memories en tussen de producties, indienen bij de RvA. Eén exemplaar moet appellant aan de geïntimeerde sturen. De procesdossiers moeten voorzien worden van een inventarislijst. De inhoud van het procesdossier moet overeenstemmen met de processtukken zoals die in het vonnis in eerste aanleg zijn genoemd. Het vonnis in eerste aanleg is onderdeel van het procesdossier van de eerste aanleg.

2. Waarborgsom

De Voorzitter bepaalt de door de eisende partij te storten waarborgsom. De verdere behandeling van de procedure begint pas na ontvangst van deze waarborgsom. Ook voor de eisende partij in reconventie kan de Voorzitter een waarborgsom vaststellen, eventueel onder aanpassing van de waarborgsom in conventie. Ook zonder dat de waarborgsom in reconventie is ontvangen, wordt de behandeling van de procedure voortgezet, maar als de waarborgsom in reconventie niet uiterlijk twee weken voor de mondelinge behandeling door de RvA is ontvangen, zal de reconventionele vordering ter zitting niet worden behandeld. Het scheidsgerecht zal dan de eisende partij in reconventie niet-ontvankelijk verklaren in de vordering, eventueel onder toekenning van een tegemoetkoming in de kosten van processuele bijstand in reconventie aan de kant van de in reconventie verwerende partij. Zie verder onder waarborgsom en kosten.

3. Antwoord

Na ontvangst van de vastgestelde waarborgsom in conventie wordt de wederpartij uitgenodigd tot indiening van een memorie van antwoord (in conventie, eis in reconventie). Termijn: vier weken.
Ook deze memorie kan per mail (info@raadvanarbitrage.nl) worden toegezonden, waarbij als datum van indiening geldt de datum waarop de mail bij de RvA is ingekomen. Ook deze memorie moet meteen ook (met de producties) per gewone post naar de RvA worden gezonden.
Gaat het om een geschil dat op grond van het arbitragereglement in aanmerking komt voor beslechting door één arbiter dan volgt na de eerste termijn van vier weken een peremptoirstelling op termijn van vier weken. In een geschil dat in aanmerking komt voor beslechting door drie arbiters volgt een peremptoirstelling op termijn van acht weken.

Verkorte termijnen

De Voorzitter van de RvA kan in geschillen met drie arbiters, als daarom wordt verzocht, besluiten dat geprocedeerd wordt op verkorte termijnen. Dan worden voor de indiening van ieder processtuk telkens maar vier in plaats van acht weken ambtshalve uitstel verleend. Het totaal van de termijnen is dan geen twaalf, maar acht weken, net als bij één arbiter.

De verwerende partij kan met toestemming van haar wederpartij of voldoende gemotiveerd tot maximaal drie keer toe een nader uitstel van steeds maximaal vier weken krijgen. Dit geldt uitsluitend voor indiening van de memorie van antwoord in conventie in eerste aanleg en niet voor enige andere memorie, ook niet voor memories die voorafgaan aan of in de plaats komen van de memorie van antwoord, zoals die waarbij een vrijwaringsincident wordt ingesteld. Voor de volledigheid: een bevoegdheidsverweer moet steeds gevoerd worden vóór alle weren (uiterlijk bij het eerste schriftelijke of mondelinge verweer), zodat voor het instellen van het bevoegdheidsincident de regels gelden als voor de memorie van antwoord in de hoofdzaak.
De mogelijkheid nader uitstel te krijgen geldt wel voor de memorie van antwoord in vrijwaring (in conventie in eerste aanleg), waarbij voor ‘toestemming van de wederpartij’ moet worden gelezen: toestemming van alle overige betrokken partijen, dus ook bijvoorbeeld van de eisende partij in de hoofdzaak.

4. Scheidsgerecht

Partijen hebben tot de indiening van de memorie van antwoord in conventie de gelegenheid hun gezamenlijke voorkeur uit te spreken voor het te benoemen scheids¬gerecht. Het scheidsgerecht wordt direct na ontvangst van de memorie van ant¬woord in conventie benoemd. Na schriftelijke aanvaarding van die benoeming wordt de samenstelling van het scheidsgerecht schriftelijk aan partijen meegedeeld.

NB: Het aantal arbiters dat na binnenkomst van de eis is bepaald, kan na antwoord (in conventie, eis in reconventie) of na een wijziging van de eis nog worden aangepast. Welk uitstel mogelijk is (uitstel behorend bij een procedure bij één dan wel drie arbiters), wordt daarna vastgesteld overeenkomstig de actuele situatie.

5. Verdere memories

Na ontvangst van de memorie van antwoord wordt beoordeeld of het geschil zich al leent voor een mondelinge behandeling, dan wel dat eerst repliek en dupliek benodigd zijn. De eisende partij die een mondelinge behandeling na memories van eis en antwoord wenst, moet in haar memorie het verweer van de verwerende partij zo volledig mogelijk te behandelen. Als een vordering in reconventie wordt ingesteld, zal beoordeeld worden of in conventie gerepliceerd en gedupliceerd moet worden of dat alleen in reconventie nog geantwoord wordt op de eis. Als de eisende partij na mededeling van de RvA dat geen repliek en dupliek worden gevraagd alsnog wenst te repliceren, moet zij dat direct, maar uiterlijk binnen één week na de mededeling, kenbaar maken. Het scheidsgerecht zal hierop dan beslissen. In geval van een zogenoemd klein geschil, en bij spoed¬geschillen en in hoger beroep, worden repliek en dupliek achterwege gelaten. Als kleine geschillen worden aangemerkt geschillen met een vordering in hoofdsom van minder dan € 5.000.

Wordt besloten tot repliek en dupliek dan wordt na ontvangst van de memorie van antwoord (in conventie, eis in reconventie) de eisende partij (in conventie) uitgenodigd tot indiening van een memorie van repliek (in conventie, antwoord in reconventie) en na ontvangst daarvan de verwerende partij (in conventie) tot indiening van een memorie van dupliek (in conventie, repliek in reconventie), waarna de eisende partij in conventie ten slotte wordt uitgenodigd een memorie van dupliek in reconventie in te dienen. Voor de termijnen geldt hetzelfde als hiervoor bij de memorie van antwoord is bepaald maar er wordt (met uitzondering van de situaties beschreven in artikel 6 van dit reglement) géén nader uitstel toegelaten.
Partijen kunnen steeds berichten af te zien van indiening van verdere memories. In dat geval zal de mondelinge behandeling van het geschil worden voorbereid.
Ook deze memories kunnen per mail (info@raadvanarbitrage.nl) worden toegezonden, waarbij als datum van indiening geldt de datum waarop de mail bij de RvA is ingekomen. Ook deze memories (met de eventuele producties) moeten meteen ook per gewone post naar de RvA worden gezonden.

6. Nader uitstel

Een partij kan met instemming van haar wederpartij/de overige partijen voor maximaal éénmaal een nader uitstel krijgen. Bij dat verzoek moet een termijn worden genoemd. Die termijn kan niet langer zijn dan tweemaal een volgens dit rolreglement gebruikelijke uitsteltermijn voor de soort procedure (2 x 4 weken, 2 x 3 weken of 2 x 2 weken, zie het schema in art. 14). Als nogmaals nader uitstel wordt verzocht met instemming van de wederpartij/van de overige partijen, zal dat worden begrepen als een verzoek tot plaatsing op de parkeerrol. Zie verder artikel 8.
Als een partij om zwaarwegende redenen meent in aanmerking te komen voor een nader uitstel kan zij, als haar wederpartij(en) niet met een nader uitstel instemmen, onder aanvoering van die zwaarwegende redenen het scheidsgerecht, of bij het ontbreken van een/het scheidsgerecht: de Voorzitter vragen dat extra uitstel te verlenen. Tegen de beslissing daarop staat geen beroep open.
Een dergelijk gemotiveerd verzoek moet uiterlijk twéé weken voor afloop van de peremptoire termijn bij het secretariaat worden ingediend. De beslissing van het scheidsgerecht wordt zo snel mogelijk meegedeeld. Wordt de beslissing dat de gevraagde extra termijn wordt geweigerd aan de betrokken partij meegedeeld korter dan één week vóór de afloop van de termijn waarvan verlenging is gevraagd, dan wordt aan die partij nog uiterlijk één week extra gegund om alsnog haar memorie in te dienen. Deze extra termijn geldt niet als de aanvragende partij haar verzoek niet tijdig heeft gedaan.

7. Mondelinge behandeling

Blijven repliek en dupliek achterwege dan wordt direct de mondelinge behandeling voorbereid. De datum van de zitting zal gelegen zijn ten minste vier weken na de mededeling van die datum aan partijen. In geval van indiening van memories van repliek en dupliek wordt zo snel mogelijk na uitnodiging tot indiening van het laatste processtuk de datum van de mondelinge behandeling van het geschil vastgesteld. Deze ligt ten minste twee weken na afloop van de peremptoire termijn voor indiening van dat processtuk. De datum wordt vastgesteld aan de hand van de verhinderdata van arbiter(s) en partijen. Een eventueel aan een partij te verlenen nader uitstel voor indiening van dat laatste processtuk kan worden verleend tot maximaal twee weken vóór de geplande mondelinge behandeling.
Als beide partijen meedelen geen behoefte te hebben aan de mondelinge behandeling en het scheidsgerecht van oordeel is vonnis te kunnen wijzen zonder mondelinge behandeling, dan blijft deze achterwege.
Een partij kan verzoeken een mondelinge behandeling te verdagen in verband met een absolute, ná vaststelling van de datum van de mondelinge behandeling opgekomen verhindering aan haar kant. Een dergelijk verzoek moet direct na het bekend worden van de verhindering schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend, vergezeld van de verhinderdata van beide partijen. Rekening houdend met de verhindering kan dan éénmaal een alternatieve datum worden bepaald. Geeft die datum aan één van partijen weer redenen verdaging te verzoeken, dan zal het scheidsgerecht naar bevind van zaken handelen, waarbij het mogelijk kan zijn de mondelinge behandeling buiten aanwezigheid van een partij te houden.
Tijdens de zitting krijgen partijen de gelegenheid een pleidooi van maximaal 30 minuten te houden. Een verzoek om meer tijd moet ten minste één week voor de zitting onder opgave van redenen worden gedaan. Het wordt op prijs gesteld als een pleitnota wordt overgelegd.
De zitting begint in de regel om 10.45 uur en kan een hele dag in beslag nemen. Zittingen in Utrecht beginnen in de regel om 10.00 uur. Een bezichtiging kan onderdeel uitmaken van de zitting.

Video-opnamen door partijen zijn niet toegestaan. Verzoeken tot het maken van een audio-opname door een partij worden toegestaan, mits de andere partij(en) daarmee instemt (instemmen) en uitsluitend onder de voorwaarden dat de geluidsopname de gehele zitting betreft en dat een kopie daarvan direct wordt afgegeven aan de secretaris van het scheidsgerecht en aan de wederpartij. Dit betreft een richtlijn, waarvan door het scheidsgerecht kan worden afgeweken, indien het scheidsgerecht dat in de concrete omstandigheden van de zaak en/of de locatie van de zitting geëigend voorkomt.

8. Parkeerrol

Partijen kunnen gezamenlijk verzoeken het geschil van de gewone rolregeling uit te zonderen en op de parkeerrol te plaatsen. Aan zodanig gezamenlijk verzoek van partijen geeft het scheidsgerecht (of als dat nog niet benoemd is: de Voorzitter) gehoor, tenzij het scheidsgerecht/de Voorzitter gerede twijfel heeft of verwijzing naar de parkeerrol wel in het voordeel van partijen zal zijn. Zij zullen dan partijen in de gelegenheid stellen een nadere motivering van hun verzoek in te dienen.
De aanhangigmaking van een geschil pro forma zal tot gevolg hebben dat het geschil automatisch op de parkeerrol terecht komt. Zolang de verwerende partij nog niet tot enige proceshandeling is uitgenodigd, kan de eisende partij ook op eenzijdig verzoek de behandeling van het geschil op de parkeerrol laten plaatsen.
Indien een geschil op de parkeerrol is geplaatst, wordt partijen niet meer dan éénmaal per jaar verzocht over de voortgang te berichten. Eventuele afwijkende afspraken van partijen over de termijn waarop het geschil moet worden voortgezet, blijven voor risico van partijen. De RvA houdt zich uitsluitend aan de genoemde termijn van één jaar.
Als al een datum voor de mondelinge behandeling is bepaald maar nog memories of andere processtukken moeten worden ingediend, kan de behandeling van het geschil ook uitsluitend voor wat betreft het indienen van die stukken op de parkeerrol worden geplaatst, zonder dat dit invloed heeft op de datum van de mondelinge behandeling. De processtukken moeten in beginsel uiterlijk twee weken voor de mondelinge behandeling in bezit van de RvA zijn.
Op verzoek van één van de partijen zal de gewone rolregeling weer herleven en wordt het geschil voortgezet in de stand waarin het zich bevond op het moment dat het naar de parkeerrol werd verwezen, inclusief eventuele peremptoirstelling. Dan wordt aan de partij die het aangaat een termijn gegund van vier weken, tenzij de aan haar laatst verleende termijn korter was. Inn dat geval wordt de kortere termijn gegeven.
Bij afwezigheid van een bericht van (één van de) partijen worden partijen geacht te hebben verzocht de parkeerrolregeling voort te laten duren. Als het geschil na plaatsing op de parkeerrol wordt ingetrokken wordt voor de plaatsing op de parkeerrol en voor de jaarlijkse verlenging steeds 0,25 uur in rekening gebracht.

9. Faillissement/schuldsanering

Als een verwerende partij in staat van faillissement komt te verkeren dan wel de Wet schuldsanering natuurlijke personen op haar van toepassing wordt verklaard, wordt het geschil van rechtswege geschorst om slechts te worden voortgezet als de verificatie van de vordering daartoe aanleiding geeft. Het geschil wordt dan automatisch op de parkeerrol geplaatst en de eisende partij wordt jaarlijks verzocht de stand van zaken in het faillissement mee te delen.
Als de eisende partij in staat van faillissement komt te verkeren dan wel de Wet schuldsanering natuurlijke personen op haar van toepassing wordt verklaard, wordt aan de curator/bewindvoerder op verzoek van de wederpartij een termijn van in beginsel twee maanden gegund om zich uit te laten over de voortzetting van de procedure. Verlenging van deze termijn is mogelijk op voldoende gemotiveerd verzoek van de curator/¬bewindvoerder.

10. Incidentele vorderingen

In incidenten en in hoofdzaken waarin sprake is van (onder)vrijwaring worden de genoemde termijnen van vier weken gewijzigd in drie weken. Bij incidentele verzoeken wordt in beginsel vonnis gewezen op de stukken, tenzij een partij uitdrukkelijk om mondelinge behandeling van het incident verzoekt of het scheidsgerecht daar behoefte aan heeft.
De incidentele memorie komt in de plaats van de op dat moment in te dienen memorie, wat wil zeggen dat bij indiening van een verzoek tot oproeping in vrijwaring of van een beroep op de onbevoegdheid op datzelfde moment niet de gevraagde inhoudelijke memorie in de hoofdzaak hoeft te worden ingediend.
In de incidentele memorie in vrijwaring moeten de adresgegevens van de in vrijwaring op te roepen partij worden opgenomen. Ten behoeve van die partij moeten van deze memorie twee extra exemplaren worden ingediend. De in de vrijwaring op te roepen partij wordt in de gelegenheid gesteld op deze memorie te reageren evenals de wederpartij in het incident. Dan wordt eerst het incident afgehandeld. Vanwege de geïntegreerde behandeling van de vrijwaring zal de memorie van antwoord in de hoofdzaak pas worden gevraagd nadat in de vrijwaring van antwoord is gediend of akte is verleend van niet dienen van antwoord in de vrijwaring.

11. Spoedbodemgeschillen

Tenzij partijen in het spoedbodemgeschil samen andere afspraken hebben gemaakt over het indienen van memories, geldt daarover het volgende. In spoedbodemprocedures worden de termijnen verkort tot twee weken. De verwerende partij wordt uitgenodigd op die termijn van antwoord te dienen. Uitstel is mogelijk gedurende twee maal twee weken, maar uiterlijk tot twee weken voor de mondelinge behandeling.
Als de verwerende partij ook een eis in reconventie indient, zal de verweerder in reconventie uitgenodigd worden van antwoord in reconventie te dienen, maar uiterlijk tot twee weken voor de mondelinge behandeling. Is die termijn niet meer voorhanden, dan zal het verweer tegen de reconventionele vordering ter zitting gevoerd worden.
Als de Voorzitter verlof tot spoedbehandeling weigert, kan hij/zij beslissen dat het geschil met verkorte termijnen wordt behandeld. Voor de termijnen waarbinnen de memories moeten worden ingediend, betekent dit dat een geschil met drie arbiters wordt behandeld alsof het een geschil is met één arbiter. Partijen kunnen ook verzoeken om een behandeling met verkorte termijnen. Dit wordt toegestaan als het verzoek door partijen gezamenlijk is gedaan en wordt door de Voorzitter beoordeeld als het door één partij is gedaan.

12. Kort geding/aanbesteding

In kort gedingen en aanbestedingsgeschillen wordt gehandeld naar bevind van zaken, maar steeds zodanig dat partijen hun stellingen en verweren behoorlijk naar voren kunnen brengen. Ook bij spoedplaatsopnemingen wordt gehandeld naar bevind van zaken. Een reactie op de inhoud van het verzoek tot spoedplaatsopneming kan in een korte zitting vóór of tijdens de plaatsopneming aan de orde komen. De plaatsopneming kan niet gebruikt worden voor een uitwisseling van inhoudelijke stellingen en verweren.

13. Indiening van stukken

Partijen moeten ernaar streven om stukken waarop zij een beroep willen doen zoveel mogelijk samen met hun verzoekschrift of memories in het geding te brengen. Als zij na de beëindiging van de schriftelijke discussie aanvullende stukken overleggen, kan het scheidsgerecht in verband met de omvang of complexiteit van die stukken en/of het late tijdstip van indiening de mondelinge behandeling verdagen of de toevoeging van de stukken aan het procesdossier weigeren, dan wel een andere beslissing nemen die het geraden voorkomt.
Inzake het overleggen van producties wordt verzocht de volgende gedragsregels in acht te nemen:
1.    De overgelegde producties doorlopend nummeren en scheiden door genummerde tabbladen. Is bijvoorbeeld de laatste productie bij de memorie van eis voorzien van nummer 10, dan moet de eerste productie bij de memorie van antwoord met 11 worden genummerd. Als dit nog niet is gedaan bij een al ingediende memorie van eis, dan moet daarmee bij de eerstvolgende memorie worden begonnen.
2.    Als in een memorie wordt verwezen naar een productie – gevoegd bij deze memorie, of al in het geding gebracht bij een eerdere memorie – dan daarbij het productienummer vermelden.
3.    De bij een memorie over te leggen producties gescheiden van de memorie bundelen met vermelding van bijvoorbeeld ‘bij repliek’.
4.    De over te leggen kopieën op hun leesbaarheid controleren.
5.    De stukken worden in beginsel niet dubbelzijdig gedrukt/geprint. Dit geldt in ieder geval voor de memories en aktes en dergelijke processtukken. Wel wordt partijen in overweging gegeven zeer omvangrijke stukken, zoals het bestek, buigstaten en dergelijke, wel dubbelzijdig af te drukken.
6.    Bij overlegging van kopieën van foto's de originelen ter zitting ter beschikking van arbiters houden.
7.    Uiterlijk per de datum waarop de laatste memorie moet worden ingediend, moet iedere partij een inventarislijst (in viervoud dan wel in zesvoud) indienen met een opsomming van de door de eigen partij overgelegde producties. Als de mondelinge behandeling op een kortere termijn dan twee weken na de oproeping is, moet de inventarislijst zo snel mogelijk, maar uiterlijk op de dag van de mondelinge behandeling in het nodige veelvoud worden ingediend.

14. In schema

Inzien en downloaden van:
een Schematische weergave termijnen uit het Rolreglement;
het Waarborgsom-/moderatieschema.