professionele standaard

De professionele standaard bevat best practices en aanbevelingen voor arbiters van de Raad van Arbitrage in bouwgeschillen (RvA). Het is een levende kwaliteitsnorm die RvA en arbiters in samenspraak hebben ontwikkeld en regelmatig actualiseren. Daarmee laten zij zien wat goede arbitrale rechtspraak is en hoe zij hun verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het handelen als arbiters gezamenlijk invullen.

inhoud

1. inleiding
2. arbiters: deskundig, onafhankelijk en onpartijdig
3. benoeming van arbiters in een geschil
4. de zaak: voorbereiding
5. de zaak: mondelinge behandeling
6. schriftelijke uitwerking van het vonnis: concept opstellen en meelezen
7. arbiters: opleiding en permanente ontwikkeling

1. inleiding

Deze professionele standaard legt vast wat in de ogen van de arbiters van de RvA best practices zijn op het gebied van arbitrage. De standaard bevat aanbevelingen: het is geen protocol waarvan niet afgeweken mag worden. Dat laatste zou niet passen bij de aard van de materie, de variëteit in de te behandelen zaken en de professionele autonomie van arbiters.
De professionele standaard is een levende kwaliteitsnorm die de RvA en arbiters in samenspraak hebben ontwikkeld en regelmatig actualiseren. Daarmee laten zij zien wat goede arbitrale rechtspraak is en hoe zij hun verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het handelen als arbiters gezamenlijk invullen.
Naast onderwerpen die direct het werk van arbiters raken, zoals de benoeming van arbiters, de regie over geschillen en de afdoening ervan, is er ook aandacht voor de omstandigheden waaronder arbiters hun werk doen, zoals opleiding en juridische en logistieke ondersteuning.
De RvA ziet de standaard als een leidraad voor het faciliteren van arbiters in alle geschillen, ongeacht de aard en omvang van het geschil en de van toepassing zijnde reglementen. Het bestuur van de RvA verbindt zich aan de gepubliceerde standaard en geeft daarmee aan randvoorwaarden te willen scheppen waardoor arbiters hun werk goed kunnen doen.

2. arbiters: deskundig, onafhankelijk en onpartijdig

doel

Verankering van de fundamentele uitgangspunten van geschilbeslechting door de RvA en het vertrouwen dat partijen daarin mogen hebben: de deskundigheid, onafhankelijk en onpartijdigheid van de arbiters van de RvA en zijn secretarissen

deskundig

• Een in een geschil benoemde arbiter heeft verstand van zaken, in het bijzonder van de vragen die hem (of haar; waar in de standaard ‘hij’ of ‘hem’ staat, kan altijd ‘zij’ of ‘haar’ worden gelezen) worden voorgelegd.
• Een arbiter verdiept zich in de feiten van de zaak die voor hem ligt.
• Een arbiter baseert zijn oordeel op de feiten, de wet en op eerdere uitspraken in vergelijkbare zaken bij de RvA en de gewone rechter.
• Een arbiter voert buiten de mondelinge behandeling om geen eigen onderzoek uit.
• Een arbiter houdt zich aan de opdracht zoals die blijkt uit de overeenkomst van arbitrage en de ingediende stukken.
• Als een arbiter twijfelt of een bepaalde vordering of geschilpunt aan hem ter beoordeling is voorgelegd, dan houdt hij dit partijen voor.

onafhankelijk en onpartijdig

• Een arbiter is onafhankelijk en onpartijdig. Niemand kan hem vertellen wat voor beslissingen hij moet nemen.
• Een arbiter vermijdt in de zaak waarin hij is benoemd, gedurende zijn benoeming, ieder contact met partijen en hun advocaten of andere betrokkenen.
• Een arbiter zal zich buiten de zitting nooit uitlaten over dat wat over de zaak met mede-arbiters, de secretaris en/of partijen is besproken. Een arbiter onthoudt zich bovendien van elke discussie met partijen over een eenmaal gewezen vonnis.

benoeming van arbiters in een geschil

De benoemingsprocedure die in de volgende paragraaf beschreven wordt, zorgt ervoor dat arbiters in een geschil deskundig, onafhankelijk en onpartijdig kunnen optreden.

3. benoeming van arbiters in een geschil

doel

Bewaking van beslechting van het geschil door arbiters die én over de vereiste deskundigheid beschikken én vrijstaan en vrij blijven staan ten opzichte van partijen.

benoeming

Arbiters worden door de bestuursvoorzitter van de RvA benoemd. De benoemingsprocedure is geregeld in artikelen 3 tot en met 6 van het Arbitragereglement. Partijen kunnen een gezamenlijke voorkeur opgeven voor de te benoemen arbiters. Doen zij dat niet, dan maakt de bestuursvoorzitter van de RvA een keuze.

selectie

De leden-deskundige en leden-jurist hebben bij toetreding tot het College van Arbiters een lijst ingevuld met onderwerpen waarop zij deskundig zijn.

In artikel 1034 Rv is bepaald dat een als arbiter aangezochte/benoemde persoon die het vermoeden heeft dat hij zou kunnen worden gewraakt, daarvan schriftelijk mededeling doet. Gelet daarop hebben de leden-deskundige en leden-jurist in de genoemde lijst ook hun onverenigbaarheden aangegeven: namen van bedrijven, instanties en personen ten aanzien waarvan/van wie de arbiter niet vrijstaat.

Als vuistregel bij zakelijke contacten wordt gehanteerd dat een arbiter hiervan geen melding hoeft te maken als het laatste zakelijke contact minimaal vijf jaar geleden heeft plaatsgevonden. De arbiters dragen er zorg voor dat de lijst jaarlijks wordt geüpdatet.

• De door de arbiters ingevulde lijsten zijn ingevoerd in een systeem dat de RvA gebruikt bij de benoeming van arbiters in een bepaald geschil.
• De benoeming vindt in de regel plaats nadat de memorie van eis en de memorie van antwoord (en eventueel eis in reconventie) zijn ingediend, zodat de omvang van het geschil en de daarbij betrokkenen duidelijk zijn.
• Bij de voorbereiding van de benoeming wordt door het secretariaat in het systeem ingevoerd welke deskundigheid voor het beoordelen van het geschil vereist is. Ook wordt ingevoerd welke partijen bij het geschil betrokken zijn. Dit gaat niet alleen om de procederende partijen, maar ook om andere betrokkenen bij het geschil (architecten, deskundigen, advocaten et cetera).
• Vervolgens verschijnt een lijst van mogelijk te benoemen arbiters. De voorzitter maakt uit deze lijst, op voordracht van een jurist van het secretariaat, een keuze. Hierbij wordt er bij een scheidsgerecht bestaande uit drie arbiters steeds op gelet dat als leden-deskundige bij voorkeur arbiters met een verschillende achtergrond worden benoemd (dus niet twee leden-opdrachtgever, twee leden-aannemer etc.).
• Het dossier met de memories en producties gaat naar de geselecteerde arbiters. Deze bestuderen het dossier en vullen op een toegezonden formulier in of zij hun benoeming aanvaarden. Zij checken daarbij of zij inderdaad ten aanzien van de specifieke onderwerpen over voldoende deskundigheid beschikken en of zij vrijstaan tegenover partijen en andere bij het geschil betrokkenen (bloedverwanten, vrienden, kennissen et cetera).
• Van zakelijke contacten van vijf jaar of langer geleden wordt geen melding aan partijen gedaan. Als een arbiter, ondanks dat het zakelijke contact van langer dan vijf jaar geleden dateert, twijfelt of hij wel voldoende vrijstaat, aanvaardt hij de benoeming niet.
• Ook als de benoemde arbiter zich over het onderwerp van het geschil onvoldoende deskundig acht, aanvaardt hij de benoeming niet.
• De aanvaarde benoemingen worden aan de partijen doorgegeven. Deze kunnen dan nog – op eigen initiatief – gemotiveerd bezwaar maken tegen de benoeming. Zij kunnen zelf nog een check uitvoeren door raadpleging van de op de website van de RvA geplaatste cv’s of bijvoorbeeld via Google.

belangenverstrengeling

Volgen van de hiervoor beschreven procedure voorkomt zoveel mogelijk dat een vorm van belangenverstrengeling of van de schijn daarvan kan ontstaan door – kort samengevat – de volgende vier checkmomenten:

1. De leden geven bij toetreding tot het College van Arbiters op ten aanzien van welke personen, bedrijven en instanties zij niet vrijstaan.
2. Het secretariaat en de bestuursvoorzitter letten hierop bij de benoeming.
3. Arbiters letten hierop bij de aanvaarding van de benoeming.
4. Partijen zelf letten hierop na bekendmaking van de benoemde arbiters.

verschoning op ieder moment in de procedure

Ondanks de hiervoor beschreven procedure kan het zijn dat er in de loop van de procedure alsnog een situatie ontstaat waardoor een arbiter mogelijk niet langer vrijstaat. Te denken valt aan (onder meer):

• een na de benoeming door een partij ingebracht deskundigenrapport van een deskundigenbureau waarbij de arbiter op enigerlei wijze betrokken is;
• na de benoeming ingediende producties waarin personen, bedrijven en/of instanties voor het eerst voorkomen en waarmee de arbiter op enigerlei wijze een band heeft;
• een bedrijf waaraan de arbiter verbonden is (of een filiaal daarvan) dat een band aangaat met één van de betrokkenen;
• verschijnen van een persoon ter zitting aan de kant van partij(en) die een van de arbiters toch blijkt te kennen.

Arbiters blijven daar altijd alert op. Zodra een dergelijke omstandigheid zich voordoet, overlegt de arbiter (via het secretariaat van de RvA) met partijen of hij de benoeming terug moet geven.

4. de zaak: voorbereiding

doelen

Onderlinge uitwisseling, voorafgaand aan de mondelinge behandeling, ten behoeve van de individuele beeldvorming en oordeelsvorming over de zaak.

uitgangspunten

Zeker bij een scheidsgerecht dat uit meerdere arbiters bestaat (meervoudig beslissen), is duidelijkheid vooraf over een aantal zaken van belang, zodat iedereen weet wat er van hem mag worden verwacht. Hieronder volgt een aantal aanbevelingen/suggesties – vaak ook van toepassing op zaken met één arbiter met een secretaris – op het gebied van:

• voorbereiding en informatiedeling
• voorbespreking, taakverdeling en regie
• vaststellen zittingsagenda

voorbereiding en informatiedeling

• Check van de compleetheid van het dossier. Maak direct melding bij het secretariaat als er stukken ontbreken of niet leesbaar zijn.
• Neem kennis van het hele dossier inclusief alle producties waarnaar in de stukken wordt verwezen.
• Maak een lijst met vragen waarvan het antwoord belangrijk lijkt voor de beoordeling en maak een lijst met juridisch getinte vragen die vooraf met de voorzittende arbiter-jurist of de secretaris besproken moeten worden.

voorbespreking, taakverdeling en regie

• De voorzitter is verantwoordelijk voor de organisatorische gang van zaken, de voorbespreking, het verloop van de zitting en de raadkamer et cetera.
• Handel op voet van gelijkheid, waarbij ieder zijn eigen deskundigheid/ervaring kan inbrengen.

vaststellen zittingsagenda

• Tijdens de voorbespreking doet de voorzitter een voorstel voor de agenda van de zitting en de rolverdeling onderling waarbij ook specifiek de rol en inbreng van de secretaris worden benoemd.
• Onderling wordt de behoefte aan een eventuele bezichtiging besproken (als de zitting op locatie plaatsvindt). Uiteraard zijn het verloop van de zitting en de wensen van partijen ook van belang.
   

5. de zaak: mondelinge behandeling en raadkamer

doelen

Verkrijgen van nadere informatie in aanvulling op het procesdossier.
Partijen binnen het kader van de goede procesorde in de gelegenheid stellen die informatie te verstrekken die voor de beoordeling van de aangebrachte zaak relevant is.
Besluitvorming door het scheidsgerecht in de raadkamer.

uitgangspunten

Bij de mondelinge behandeling is een ordelijk verloop van belang. Het gaat erom dat partijen voldoende gelegenheid krijgen om hun kant van de zaak toe te lichten en dat het scheidsgerecht verduidelijking van de schriftelijke processtukken en van de geschilpunten verkrijgt, vaak ook door een bezichtiging. Een mondelinge behandeling inclusief raadkamer kan een hele dag duren.

Hieronder volgt een aantal aanbevelingen/suggesties voor de volgende onderdelen van de mondelinge behandeling:

• opening
• inhoudelijke behandeling (hoor en wederhoor)
• bezichtiging
• onderzoek naar schikking
• afronding bij vonnis
• raadkamer

opening

• Uitgangspunt bij arbitrage is dat de zitting niet openbaar is, behalve als partijen uitdrukkelijk het tegendeel hebben afgesproken. De pers heeft dus in principe geen toegang.
• Beeldopnames zijn niet toegestaan. Geluidsopnames alleen als daar een zwaarwegende reden voor is en daar van tevoren door alle partijen en het scheidsgerecht toestemming voor is gegeven.
• De voorzitter geeft informatie over doel en het verloop van de zitting: pleidooien, repliek en dupliek, vragen, korte schorsingen en eventuele bezichtiging.
• De voorzitter maakt duidelijk dat partijen voldoende gelegenheid krijgen om de in hun ogen relevante informatie met betrekking tot het geschil te verstrekken.

inhoudelijke behandeling (hoor en wederhoor)

De voorzitter is verantwoordelijk voor het verloop van de zitting:

• Op de zitting geldt het beginsel van hoor en wederhoor.
• Zodra pleidooien zijn afgerond, kunnen (eventueel na een korte schorsing) door het scheidsgerecht vragen worden gesteld, hiertoe neemt de voorzitter het initiatief.

bezichtiging

Bezichtiging van het bouwwerk is in het algemeen zinvol en kan het scheidsgerecht extra inzicht en verduidelijking geven naast het procesdossier en de mondelinge behandeling.

onderzoek naar schikking

Het staat arbiters vrij om na de pleidooien en de beantwoording van de vragen te bekijken of er wellicht een minnelijke oplossing in het geschil kan worden bereikt:

• Voorwaarde voor een minnelijke oplossing is dat beide partijen daartoe bereid zijn.
• Het staat partijen ook vrij om zelfstandig te schikken.
• Hierna kan de zitting worden afgesloten.

afronding/sluiting van de mondelinge behandeling

Als alle vragen zijn beantwoord en het scheidsgerecht voldoende informatie heeft vergaard, kan de voorzitter de zitting afronden.

raadkamer

Als in een zaak niet is geschikt, moet het scheidsgerecht na de zitting in de raadkamer een beslissing nemen over alle geschilpunten. Daarbij geldt:

• Alles wat in de raadkamer wordt besproken, is vertrouwelijk en geheim.

6. schriftelijke uitwerking van het vonnis: concept opstellen en meelezen

doel

Zo snel mogelijk een goed onderbouwd vonnis gereed hebben voor partijen.

uitgangspunten

Op de zitting krijgen partijen te horen binnen welke termijn zij een uitspraak/beslissing kunnen/mogen verwachten. De RvA krijgt op die manier dus een termijn opgelegd waarbinnen een uitspraak moet zijn geformuleerd in een vonnis. Uitgangspunt is dat het vonnis binnen tien weken na zitting (dan wel tien weken na indiening van nadien ingediende producties/aktes) wordt uitgebracht.

De secretaris van de RvA werkt het eerste concept-vonnis uit. Deze uitwerking is een vervolg op de conclusies uit de raadkamer die direct na afloop van de mondelinge behandeling van de zaak wordt gehouden. In de raadkamer hebben arbiters en secretaris gezamenlijk de uitgangspunten, randvoorwaarden en conclusies bepaald en de onderbouwing van het vonnis geformuleerd.

In het vonnis komen in ieder geval aan de orde:

• het scheidsgerecht, de namen van arbiters en secretaris
• de ter zitting aanwezigen, met aanduiding van functie
• de procedure, het verloop van de procedure en de mondelinge behandeling
• de ingebrachte en door arbiters geaccepteerde stukken
• de gronden van de beslissing
  - de bevoegdheid van de arbiters
  - de feiten
  - het geschil en de vorderingen
• de beoordeling van het geschil
  - overwegingen
  - relevante jurisprudentie en literatuur die een rol spelen bij de overwegingen en de uiteindelijke uitspraak (in voetnoten)
  - eventuele verwijzingen naar processtukken/producties (voetnoten of in de tekst)
• toekenning cq. afwijzing van de vorderingen
• proceskosten
• beslissing/uitspraak